Agenda médica: tudo que você precisa para sua organização

Atrasos, duplas marcações e faltas não justificadas são comuns na sua rotina? Então, você pode tirar proveito de uma agenda médica mais organizada!

Fazer a gestão da agenda de pacientes te ajuda a melhorar sua prática clínica e aumentar sua produtividade, além de ser um cuidado importante para oferecer uma boa experiência de atendimento ¹. Ou seja: todo estabelecimento que atua na área da saúde precisa fazer esse gerenciamento!

Quer aprender mais sobre o assunto? Então, confira a seguir mais detalhes sobre a importância de ter uma boa organização, além das melhores dicas para otimizar a gestão da agenda. Vamos lá!

Resumo

• Manter a agenda médica organizada melhora a produtividade do corpo clínico, reduz os atrasos e cancelamentos, permite encaixes, o atendimento de urgências e aumenta a satisfação dos pacientes ¹.
• Para fazer uma gestão eficiente, é importante saber qual o tempo gasto para cada tipo de procedimento, fazer agendamentos em horários estratégicos e deixar intervalos na agenda para evitar atrasos ^1-3.
• Automatizar o agendamento pode prevenir erros, como fazer duas marcações no mesmo horário. Enquanto fazer a confirmação das consultas pode reduzir o número de “no-show” ^1-4.

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Quais são os benefícios de ter uma agenda organizada?

Os principais ganhos de investir na gestão da agenda de pacientes são ¹:

• menor chance de atrasos e cancelamentos;
• maior produtividade na prática clínica;
• flexibilidade para fazer encaixes e atender urgências;
• aumento da satisfação dos pacientes;
• mais tempo de qualidade para atividades pessoais.

Abaixo, confira cada benefício com mais detalhes.

Menor chance de atrasos

Fazer uma boa gestão da agenda de pacientes pode te ajudar a melhorar o seu fluxo de atendimentos. Afinal, quando as marcações são feitas de maneira organizada, é possível manter a pontualidade e reduzir atrasos, principalmente porque você consegue respeitar a duração necessária para cada consulta ¹.

Maior produtividade

Uma agenda médica preenchida corretamente diminui períodos ociosos, que podem fazer você perder tempo de atendimento, e previne o excesso de pacientes em um mesmo dia ¹.

Além de permitir que você realize as consultas e exames com calma, dentro do tempo adequado, e ofereça uma experiência humanizada e individualizada para cada um de seus pacientes ¹.

Flexibilidade para encaixes e urgências

Encaixes e urgências fazem parte da prática clínica de qualquer profissional da saúde, não é? No entanto, para que você atenda a esses pedidos, é preciso saber como organizar a agenda de pacientes ¹.

Afinal, ter disponibilidade para lidar com essas emergências é importante, e só é possível realizar esses encaixes sem comprometer o atendimento de quem já estava agendado, quando sua clínica ou consultório tem uma boa gestão ¹.

Satisfação dos pacientes

Uma boa gestão te permite oferecer atendimentos de maior qualidade. Consequentemente, a satisfação e a fidelização dos pacientes podem se tornar uma realidade no seu consultório ¹!

Segundo a pesquisa CX Trends, realizada pela Opinion Box em parceria com a Octadesk, 87% das pessoas preferem marcas, empresas e profissionais que oferecem uma boa experiência, e 75% dizem que não se importam em pagar mais caro ².

Quando falamos de prática clínica, as pessoas normalmente valorizam aspectos como organização, pontualidade e atendimento respeitoso. E, para atender essas expectativas, é necessário começar com a gestão da agenda médica ¹.

Como organizar a agenda médica?

Agora que você entende a importância dessa gestão, que tal conferir algumas dicas de como organizar a agenda médica? Confira!

1- Saiba qual é o tempo médio de cada procedimento

Diferentes atendimentos, como consultas de rotina, exames e retornos, provavelmente não tomarão o mesmo tempo. Certo?

Logo, quando você sabe quanto tempo leva, em média, para realizar cada um, consegue organizar melhor a agenda e prevenir marcações duplas e atrasos por parte da equipe ¹.

2- Coloque diferentes tipos de atendimento em horários estratégicos

Se no período da manhã ou após o almoço há maiores chances de atraso, separe esses horários para atendimentos mais rápidos, como os retornos ¹.

Também vale a pena intercalar os procedimentos de acordo com o tempo de duração. Por exemplo: após uma primeira consulta, que tende a ser mais demorada porque você precisa se inteirar sobre o histórico clínico do paciente, coloque uma demanda mais rápida ¹.

Dessa forma, você mantém o fluxo contínuo em seu consultório e, caso ocorra um atraso durante os atendimentos mais longos, não impactará tanto os próximos procedimentos ¹.

3- Deixe intervalos estratégicos na agenda

Deixe, ao menos, um intervalo de dez minutos entre as marcações. Essas pausas ajudam a evitar que um atraso eventual atrapalhe toda a agenda do dia, além de ser útil para o descanso do profissional quando os pacientes estão todos no horário ¹.

Além disso, é interessante bloquear alguns horários para possíveis encaixes e emergências. Quanto mais flexível sua agenda médica, melhor será sua rotina profissional ¹.

Como organizar a agenda de pacientes?

Enquanto a agenda médica tem como foco a rotina do médico e da equipe, a agenda de pacientes refere-se à gestão do fluxo de atendimentos, mais especificamente à organização da ordem das consultas, retornos e procedimentos.

Aqui, também temos boas sugestões que podem te ajudar ¹:

• classifique os tipos de consulta: se você usa uma agenda digital, aproveite recursos, como as cores, para identificar rapidamente o tipo de procedimento. Essa medida simples pode te ajudar a lembrar o tempo que cada atendimento demanda na hora de agendar o próximo paciente;
• automatize o agendamento: se puder, utilize um sistema digital para gerenciar os atendimentos. Essas ferramentas são muito úteis, pois podem te alertar caso os horários estejam ocupados, o que evita a duplicidade de horário que pode acontecer na agenda manual ³.
• flexibilize os reagendamentos: quando seu paciente precisar de um reagendamento, já confira os horários mais próximos que estão disponíveis e verifique sua disponibilidade. Essa medida pode evitar desmarcações e ajudar a manter o fluxo de atendimentos bem organizado.

TOP 3 melhores dicas para otimizar a gestão da agenda

Uma agenda bem organizada aumenta as chances de sua clínica ser conhecida por prestar atendimentos de qualidade, sem atrasos e faltas. Confira as três melhores dicas para otimizar a gestão e tornar sua rotina mais eficiente.

1- Confirme as consultas previamente

Segundo estudo da Solutionreach, cerca de 36% dos casos de não comparecimentos ocorrem simplesmente porque as pessoas se esqueceram das consultas. Logo, confirmar o horário pode te ajudar na gestão.

Nessas horas, vale a pena usar sistemas online que permitam o envio de SMS ou mensagens de WhatsApp automáticas para facilitar sua rotina ⁴.

2- Integre a agenda com o prontuário eletrônico

Ao integrar o registro do paciente à agenda, o médico pode consultar sua rotina daquele dia e já acessar o prontuário, o que agiliza o fluxo de atendimentos e reduz os erros administrativos ³.

3- Monitore indicadores da agenda

Acompanhe taxas de faltas, atrasos e tempo médio de atendimento para ajustar processos da sua clínica/consultório ¹.

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Manter sua agenda em dia é muito importante, mas de nada adianta uma organização impecável, se você não se mantiver atualizado em sua prática clínica.

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